Ein Kunde möchte ein neues Pulverprodukt entwickeln lassen. Er hat Vorstellungen zu Zusammensetzung, Geschmack, Verpackung und Preis. Daraus soll zuerst ein Muster entstehen, später vielleicht ein regelmässiger Produktionsauftrag.
Bis dahin wird die Rezeptur angepasst, ein Muster verschickt, Feedback eingeholt und nochmals etwas geändert. Wenn diese Informationen in E-Mails, Excel-Dateien und einzelnen Notizen liegen, wird es schnell unübersichtlich. Welche Anforderungen gelten noch? Welches Muster hat der Kunde erhalten? Und welche Version wurde am Schluss freigegeben?
Ich habe die EP-Food Branchenlösung deshalb um zwei Funktionen erweitert: eine strukturierte Produktentwicklung und die Berechnung von Portions- und Mustermengen direkt aus der Stückliste. Beide Erweiterungen sind ohne zusätzliche Lizenzkosten in EP-Food enthalten.
Produktentwicklung direkt in Odoo verwalten
Mit der neuen Product Development App bekommt jede Entwicklung einen eigenen Vorgang in Odoo. Dieser hat eine eindeutige Entwicklungsnummer, einen Kunden, einen Verantwortlichen und einen Status.
Ein fertiger Artikel muss dafür noch nicht existieren. Das ist wichtig, weil am Anfang oft noch gar nicht klar ist, was genau entwickelt wird und ob daraus später überhaupt ein Auftrag entsteht.
Die Kundenanforderungen werden direkt an der Entwicklung erfasst. Dazu gehören zum Beispiel:
Das Produkt: Produktform, gewünschte Zusammensetzung, Dosierung oder Anwendung, Farbe und Geschmack.
Die Vorgaben: Verpackung, Einschränkungen, gewünschte Zertifizierungen und Referenzprodukte.
Das Ziel: Verwendungszweck, Zielgruppe und Zielpreis.
Damit stehen die Anforderungen nicht nur im Kopf des Entwicklers oder in einer langen E-Mail. Sie sind für die beteiligten Mitarbeiter direkt am Vorgang sichtbar.
Ein Entwicklungsblatt für den Kunden
Die Anforderungen müssen natürlich zuerst vom Kunden kommen. Dafür lässt sich direkt aus der Entwicklung ein Entwicklungsblatt als PDF erstellen und per E-Mail verschicken.
Bereits erfasste Angaben werden übernommen. Der Kunde kann fehlende Informationen ergänzen und das Blatt zurückschicken. Gerade bei einer neuen Rezeptur ist das einfacher, als jede offene Frage einzeln per E-Mail zu klären.
Für jede Entwicklung wird ausserdem automatisch ein eigener Ordner in Odoo Dokumente angelegt. Dort können das ausgefüllte Entwicklungsblatt, Spezifikationen und weitere Unterlagen abgelegt werden.
Musterversionen statt überschriebenen Notizen
Bei einer Produktentwicklung bleibt es nicht immer beim ersten Muster. Der Kunde möchte vielleicht weniger Süsse, einen intensiveren Geschmack oder eine natürlichere Farbe.
Deshalb bekommt jede Musterrunde eine eigene Version. Die Nummerierung läuft automatisch: 001, 002, 003 und so weiter.
Pro Version werden Mustermenge, Einheit und Notizen erfasst. Wird das Muster als versendet markiert, wird das Versanddatum gesetzt. Danach kannst du das Kundenfeedback und ein Freigabedokument hinterlegen und die Version als freigegeben oder nicht freigegeben abschliessen.
Die wichtigen Angaben einer versendeten Version, zum Beispiel Menge, Einheit und Versionsnotizen, können nicht nachträglich geändert werden. Für ein angepasstes Muster wird eine neue Version angelegt.
Ein einfaches Beispiel: Version 001 ist dem Kunden zu süss. Bei Version 002 passt die Süsse, aber der Geschmack noch nicht. Version 003 wird freigegeben. Die Rückmeldungen bleiben bei der jeweiligen Version und werden nicht immer wieder durch den neuesten Stand ersetzt.
Wichtig ist die Trennung: Eine Musterversion ist keine automatische Kopie der Stückliste. Der verwendete Rezepturstand muss zusätzlich dokumentiert werden.
Angebote direkt mit der Entwicklung verbinden
Aus der Entwicklung kannst du direkt ein Angebot erstellen. Kunde und Entwicklungsreferenz werden übernommen. Wenn bereits ein Produkt zugeordnet ist, wird dieses im Angebot vorgeschlagen.
Angebote und Verkaufsaufträge bleiben mit der Entwicklung verknüpft. So kannst du später vom Auftrag zurück zur ursprünglichen Kundenanfrage wechseln, ohne zuerst nach der richtigen E-Mail oder Datei zu suchen.
Rezepturen pro Portion bearbeiten
Die zweite Erweiterung betrifft die Mengenberechnung. In der Entwicklung interessiert häufig nicht zuerst die Menge die auf der Stückliste definiert ist (meistens 1kg), sondern die Zusammensetzung einer einzelnen Portion.
Eine Stückliste kann zum Beispiel für 1 kg Pulvermischung angelegt sein. Der Entwickler möchte aber mit einer Portion von 10 g arbeiten.
Dafür gibt es in EP-Food neu eine Portionsgrösse auf der Stückliste und den Tab «Pro Portion». Dort werden die Rohstoffmengen auf die hinterlegte Portionsgrösse umgerechnet.
Wenn ein Rohstoff mit 600 g in der 1-kg-Rezeptur enthalten ist, sind das 6 g pro 10-g-Portion.
Die Berechnung funktioniert in beide Richtungen. Änderst du die normale Stücklistenmenge, wird die Portionsmenge aktualisiert. Änderst du die Menge pro Portion, wird die entsprechende Stücklistenmenge angepasst.
Auch neue Rohstoffe können direkt im Tab «Pro Portion» hinzugefügt werden. Sie werden als normale Stücklistenpositionen gespeichert. Es gibt also nicht eine Rezeptur für die Entwicklung und eine zweite, separat gepflegte Rezeptur für die Produktion.
Die Portionsgrösse allein verändert die Rezeptur nicht. Erst wenn du eine Rohstoffmenge bearbeitest, änderst du die Zusammensetzung.
Mustermengen aus der Stückliste berechnen
Für den nächsten Versuch sollen nun beispielsweise 250 g Kundenmuster hergestellt werden. Dafür muss die Rezeptur nicht kopiert oder nochmals in Excel umgerechnet werden.
Auf der Stückliste gibt es den Button «Musterauftrag drucken». Du gibst die gewünschte Mustermenge in Gramm ein und erhältst ein PDF mit den proportional berechneten Rohstoffmengen.
Für eine einfache Beispielrezeptur sieht das so aus:
| Rohstoff | Stückliste für 1 kg | Portion mit 10 g | Muster mit 250 g |
|---|---|---|---|
| Rohstoff A | 600 g | 6 g | 150 g |
| Rohstoff B | 300 g | 3 g | 75 g |
| Rohstoff C | 100 g | 1 g | 25 g |
Auf dem Musterauftrag stehen das Produkt, die Stücklistenreferenz, die gewünschte Mustermenge und die einzelnen Komponenten mit ihren Einwaagemengen in Gramm. Für jeden Rohstoff gibt es ein Feld zum Abhaken.
Der Mitarbeiter kann den Ausdruck direkt beim Einwiegen verwenden. Die ursprüngliche Stückliste bleibt durch den Musterausdruck unverändert.
Was bei der Berechnung wichtig ist
Die Portions- und Musterberechnung arbeitet mit gewichtsbasierten Stücklisten. Auf dem Musterauftrag werden nur Komponenten mit Gewichtseinheiten wie kg, g oder mg berücksichtigt. Eine Dose oder ein Etikett in Stück wird nicht mitgerechnet.
EP-Food Nutra zeigt ausserdem die Summe der gewichtsbasierten Komponenten an und warnt, wenn sie nicht zur Stücklistenmenge passt. Wenn du einen Rohstoff erhöhst, musst du die übrige Rezeptur selbst entsprechend anpassen. Die Warnung korrigiert keine Mengen automatisch.
Auch bei sehr kleinen Mengen gibt es einen Hinweis, eine kleinere Einheit zu verwenden, zum Beispiel g statt kg.
Der Musterauftrag ist eine Einwaagehilfe als PDF. Er erstellt keinen Fertigungsauftrag und bucht keinen Lagerverbrauch. Die tatsächliche Herstellung und der Materialverbrauch müssen separat erfasst werden.
Damit lassen sich Kundenanforderungen und Musterrunden in Odoo dokumentieren und die benötigten Mengen direkt aus der Rezeptur berechnen. Ohne dafür eine zweite Mengenberechnung neben Odoo zu pflegen.
Falls du Fragen hast oder bei dir auch die EP-Food Branchenlösung einführen willst, kontaktiere mich gerne.
Nate